ازآنجایی که نگارش نامه های اداری درادارات وسازمانها ازاهمیت بسزایی برخوردارمی باشدلذادراین قسمت جهت اطلاع کلیه همکاران علی الخصوص مدیران ومعاونان مدارس ،مطالبی به اختصاردرخصوص نامه نگاری اداری می آوریم :
۱- تعريف نامه اداري
هر نوشته اي كه حاوي يك يا چند موضوع اداري بوده و به عنوان وسيله ارتباط در داخل و خارج سازمان مورد استفاده قرار گيرد. 
2 مشخصات نامه اداري
ويژگيها و مشخصاتي كه نامه هاي اداري را از ساير نامه ها متمايز مي سازد عبارتند از : شماره – تاريخ- عنوان واحد گيرنده- عنوان واحد فرستنده- موضوع- نام و عنوان امضاء كننده نامه- امضاي نامه بوسيله شخص صلاحيت دار- تهيه و نگارش نامه روي كاغذهاي اداري – رعايت ضوابط نامه نگاري.
3 يادداشت اداري
براي سرعت بخشيدن به جريان برخي از كارها از يادداشت اداري استفاده مي شود. يادداشت اداري از تمامي ويژگيهاي نامه اداري برخوردار نمي باشد. اما چون در برخي از موارد به عنوان سند و مدرك مي تواند ملاك عمل قرار گيرد، بايد به وسيله مقام صلاحيت دار امضاء شود و براي انجام يافتن امور اداري يا مالي در دفتر انديكاتور ثبت گردد.
4 اجزاي نامه هاي اداري
هر نامه اداري از پنج جزء مذكور در ذيل تشكيل ميشود:
الف- سرلوحه. ب – عناوين گيرنده و فرستنده و موضوع. ج- متن نامه. د- مشخصات امضاء كننده. هـ - گيرندگان رونوشت.
4.1 سرلوحه
به آن قسمت از نامه اطلاق مي گردد كه معمولاً در بالاي كاغذهاي اداري چاپ شده است. در وزارتخانه ها و موسسات دولتي آرم جمهوري اسلامي ايران، نام وزارتخانه، نام موسسه يا سازمان، شماره، تاريخ، و پيوست مي باشد، برخي از سازمانهاي وابسته به دولت، آرم اختصاصي خود را در بالاي نامه چاپ مي كند.
4.2 عنوان هاي گيرنده، فرستنده و موضوع نامه
عنوان گيرنده نامه : منظور از گيرنده يا مخاطب نامه عبارت از شخص، مقام سازماني، سازمان يا واحد سازماني كه نامه به آن خطاب مي شود.
عنوان گيرنده نامه با كلمه «به» مشخص مي شود.
عنوان فرستنده نامه: منظور از فرستنده نامه عبارت از شخص يا مقام سازماني، سازمان يا واحد سازماني كه نامه از طرف او نوشته مي شود. بيان كننده عنوان فرستنده نامه كلمه «از» مي باشد.
موضوع نامه : منظور از موضوع نامه عبارت كوتاه و گويايي است كه مبين محتواي نامه باشد موضوع نامه با كلمه «موضوع» مشخص مي گردد.
_تلخيص موضوع نامه و ذكر آن در بالاي نامه صادره ضروري است و انجام اين امر بايد از طرف تهيه كننده پيش نويس صورت پذيرد. زيرا نامبرده بهتر از ساير مقامات اداري كه در جريان مطالعه نامه قرار مي گيرند صلاحيت خلاصه نمودن موضوع را دارد.
تعيين خلاصه مطالب مندرج در نامه و ذكر آن در بالاي نامه موجبات سهولت و سرعت گردش و مكاتبات را فراهم مي سازد و براي متصديان ثبت و كنترل و ساير پرسنلي كه نامه را از نظر كلي ملاحظه نموده و يا مورد بررسي و اقدام قرار مي دهند مفيد و ضروري است.
4.3 متن نامه
متن نامه مطالب و شرحي است كه در ارتباط با موضوع نامه نوشته مي شود و در حقيقت هدف نامه است و چيزي است كه انگيزه تهيه نامه مي باشد و ممكن است كوتاه و در يك يا چند سطر باشد و يا در يك يا چند صفحه تهيه و تنظيم گردد.
برای مطالعه بقیه مطالب درادامه مطلب ذیل کلیک فرمایید
موضوعات مرتبط:
نکات ارزشمند،
بردانستنيهاي خودبيفزاييم
ادامه مطلب